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コラム

従業員が在職中もしくは退職後に機密情報を漏洩させた場合は、どうなるの?

従業員が在職中や退職後に機密情報を漏洩させて場合にはどう対応すればよいのでしょうか?
ノウハウや技術等の流出は、従業員によるものと言われています。
中でも退職者による漏洩が一番の原因とされています。
なぜ退職者が情報をさせるのでしょうか?
簡単に言うと、在職時の不満が大きいことが原因です。
退職するタイミングで準備をしていることが多いそうです。
それでは詳しく調べていくことにしましょう。

守秘義務違反に関して

就業規則に機密保持義務などを定めている場合には、法的措置を取ることが可能です。
ただし機密情報が漏洩して会社が不利益を被った場合に限定されます。
それでは退職後の守秘義務についてはどうなるのでしょうか?
しかし在職中に身につけたノウハウ等すべてを守秘義務にすると、転職の際に従業員が苦労することになります。
ですから一定の範囲で守秘義務を課すとされています。

企業が取るべき対応とは

それでは企業はどのような対応をすべきなのでしょうか?
下記のような対応をすると効果的と言えます。

①就業規則に情報の持ち出し規定を設けること

以前は個人情報は紙が中心でしたが、ITの進歩により、電子データでも情報を扱っているケースがあります。
紙に比べてデータだと持ち運びが容易に行えるため、機密情報を持ち歩いている意識が希薄になります。
簡単にUSB等で持ち出しが出来てしまいます。
情報の持ち出し規定に関しては、明確なルールを設定しましょう。

②情報取り扱いに関する規定を作成すること

 (PCは持ち出し禁止や重要フォルダへのアクセスには制限を設ける)
 自社サーバなどでデータを管理している場合には退職者が退職後にアクセスできないようにする措置を取りましょう。
  システム上に退職者のアカウントが残っていて不正アクセスを受けるトラブルが発生しています。
  退職者が簡単に社内データにアクセスできる状態は放置せずしっかりと対応しましょう。

③会社物品の清算

 従業員が在職中には、さまざまな情報を取得します。
 顧客の名刺や営業リストなど多くの情報を扱っています。
 そういったものを退職の際に対して清算するようにしましょう。
 情報漏えいのリスクを徹底的に考えるのであれば、名刺の処分は専門の処理業者にお願いするのがよいでしょう。
 もしくは社内でシュレッダーをかけてもよいです。

④秘密保持に関する誓約書

 秘密保持に関する誓約書を退職時に結んでもよいでしょう。
 退職後の守秘義務に関しても就業規則に定めておきましょう。
 違反した場合に、損害賠償請求をする事も記載しておきましょう。

まとめ

近年はITの進歩で簡単に情報にアクセス出来るようになりました。
そして簡単にデバイスを活用して、機密情報を持ち出せるようになっています。
従業員への抑止効果をするために、しっかりとしたルール設計や場合によっては秘密保持の誓約書なども結ぶことも必要かもしれません。
情報漏洩したら非常に問題であるということを社員に周知徹底し、教育をしていくことでリスクを減らすことになります。
日ごろから情報漏洩に対しての意識を社長はもちろん、従業員にも持ってもらうようにしていきましょう。

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