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コラム

起業家が考えるべき情報漏洩のリスクとは?従業員のSNS活用

インターネットやスマホの普及で個人が発信することが容易になりました。
従業員がプライベートを発信している分には問題はないかもしれません。
もちろん何から何までプライベートな発信が許されているわけではありません。
特に人種差別など、そういった発言が会社にも影響する可能性があります。
従業員の書き込み内容によっては会社に対してトラブルが飛んでくる可能性もあります。
また仕事関連の発言をした際に情報漏洩につながってしまうこともあります。
それでは会社は従業員のSNS利用をどこまで規制できるのでしょうか?
詳しく調べていくことにしましょう。

就業規則に規制?

前述の通り、SNSのトラブルが頻繁になってきていることを受けて、就業規則にソーシャルメディアポリシーを規定する企業が増えてきています。
従業員のSNSが原因で顧客離れなどが発生する可能性があるからです。
特に情報漏洩系のトラブルが多いです。
会社が保管している顧客情報が大量に流出してしまうこともあります。
サービス業で働いている方が有名人の来客をSNSにupしてしまうなど、個人情報に関する漏洩が多くなっています。
それによって企業が謝罪し、場合によっては従業員の処分することにもつながってしまいます。
そもそも仕事で知り得た情報を発信することをを禁止する必要があります。
一人の従業員の情報発信が、悪い方向に進んでしまうこともあります。
そして実際に情報漏えいが起きた場合、会社の管理体制が問われ、社会的な信頼を失う可能性があります。
ですから就業規則に規定し、罰則まで設ける方がよいかもしれません。

就業規則の罰則と周知の必要性

前述の通り、どのようなことを就業規則に記載しておく必要があるのでしょうか?

社内情報の管理基準・罰則の策定

情報の管理基準を定め、就業規則などに記載するとよいでしょう。

たとえば
①書類等の閲覧・持出しを役職者に限定する
②私物のUSBメモリや記録媒体の持ち込みを制限する

上記のように管理基準を作成し、違反した際のに「懲戒事由」と「懲戒処分の種類」を就業規則に記載しましょう。

【懲戒事由】
「会社の業務上重要な秘密を外部に漏洩して会社に損害を与えた場合」
「会社の名誉信用を傷つけ、会社に悪影響を及ぼすような行為があった場合」

【懲戒処分の種類】
・懲戒解雇や減給などの項目を設定しましょう。

就業規則に定められていない懲戒処分は無効になりますので、注意が必要です。

管理基準と罰則の周知

就業規則には周知義務があります。
常時見える場所に掲示したり、直接労働者に就業規則を渡すなどの対策が必要です。

もちろん単に規制を強化するのではなく、リスクを回避できるようなSNSの取り扱いや社員教育を継続的に行うことも必要になります。

まとめ

SNSの使用を業務上制限することは、問題はありません。
しかし、業務外でSNSを使用することを禁止することは法律上できません。
SNSの取り扱いに関して、過度に干渉してしまうと、従業員とトラブルが発生する可能性もあります。
もちろん近年は情報漏えいに対する風当たりも少なくありません。
就業規則で規程と罰則を記載し、従業員に正しく使用してもらうように会社全体として取り組んでいく必要があります。

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