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コラム

全てまるっと解説!就業規則の基礎知識まとめ

今回は就業規則の基礎知識についてまとめていきたいと思います。

そもそも就業規則って何?

就業規則とは、労働時間や賃金や労働条件などをまとめて労働者が守るべきルールを定めたものです。
就業規則を作成していないことで従業員との不要のトラブルが発生するケースもあります。
会社と従業員で労働条件などの理解が異なると、トラブルが発生してしまいます。
トラブルを未然に防止するためには会社と従業員の間でルールをしっかりと作成しなくてはいけません。

就業規則の効力とは?

そもそも 法令 > 労働協約 > 就業規則 > 労働契約 という力関係があります。
※ 法令・・・労働基準法などの法律など
※ 労働協約・・・会社と労働組合との間で結ばれる労働条件などの協約
※ 就業規則・・・会社が従業員に対して定めたルール
※ 労働契約・・・会社と従業員個人との間の個別具体化された契約

ですから就業規則の効力は労働契約の効力を上回ります。
就業規則の基準に合わない労働条件を、労働契約で定めた場合には、その部分に関して無効となり、無効となった部分は就業規則で定めた基準が適用されます。

就業規則作成・届出義務とは?

常時10人以上の従業員がいる事業所は、就業規則を作成して、労基署に届出をする必要があります。
10人以上の従業員には、正社員だけではなく、アルバイトやパートなど雇用形態に関わらず計算する必要があります。

参考リンク:アルバイトを雇う時に就業規則って必要になるの?

10人以上の従業員を雇用している会社が作成しなかったり、届出に違反した場合には、30万円以下の罰金に処せられます。
また就業規則を作成・変更した際には遅滞なく労基署に届出が必要です。
就業規則を労基署に届出する際には、会社単位ではなく、事業所単位で提出する必要があります。
同じ会社であっても本社や支店ごとに作成して労基署に提出して下さい。
また就業規則を作成する際には、労働者代表を選出して意見を聞く必要があります。
※過半数代表者は、管理監督者ではない従業員を投票・選挙などの手続きによって選ばれます。
就業規則を労基署に提出すると様式にあっているか、就業規則の内容が法令に適しているかなどが労基署でチェックされます。
明白な法令違反がある場合以外は基本的に受理されます。

流れとしては、下記のような形になります。

① 就業規則の作成・変更

会社側で就業規則を作成・変更します。

② 労働者代表の意見聴取

労働者の意見を記載して、意見書を作成します。
労働者の意見として、就業規則に対して賛成でも反対でも就業規則の効力に影響はないです。
あくまで就業規則の手続きで必要なのは、従業員側に意見聴取したという事実が必要なのです。

③ 労基署へ届出

労基署に、就業規則と意見書を合わせて提出します。

④ 従業員への周知

就業規則を作成したら、従業員に対して周知が必要です。
周知に関しては後述します。

就業規則の記載内容とは?

就業規則に記載する内容には、絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項と任意に記載する事項があります。
主に下記のような事項を記載します。

必ず記載しなければならない事項(絶対的必要記載事項)

 (1)始業終業時間、休憩時間、休日、休暇に関する事項
 (2)賃金や支払の方法など賃金に関する事項
 (3)退職に関する事項

定めをする場合に記載しなければならない事項(相対的必要記載事項)

 (1)退職手当に関する事項
 (2)賞与に関する事項
 (3)食費などの負担に関する事項
 (4)安全衛生に関する事項
 (5)職業訓練に関する事項
 (6)災害補償に関する事項
 (7)表彰、制裁に関する事項
 (8)その他全労働者に適用される事項

そもそも就業規則は、会社が従業員にどのように働いてほしいかというルールです。
ですから業種によってそうですが、企業や支店単位によって変わってくると言えます。
労働時間や労働条件などは、会社の実情に沿った就業規則を作成する必要があります。

就業規則を作成したら、周知しなくてはいけない

就業規則は、各作業場の見やすい場所への掲示、備付け、書面の交付などによって労働者に周知しなければなりません(労働基準法第106条)。

上記のように就業規則は周知義務があります。
具体的な周知方法としては、
 (1)従業員が見やすい場所に掲示する
 (2)契約時などに書面で労働者に渡す
 (3)全員アクセス出来るようなパソコンやクラウドサービスに保存しておく
などがあります。
従業員がいつでもアクセスできて、見えるところに置いておくことが必要です。

参考リンク:就業規則って閲覧出来るようにしないといけないの?就業規則の周知とは

就業規則作成のメリット・デメリット

次に就業規則作成のメリットについて考えていきましょう。

従業員とのトラブルを回避することが出来る

就業規則は会社と従業員のルールになります。
こうしたルールがあることで、従業員とのトラブルを回避することができます。

従業員の欠勤・遅刻に対処出来る

従業員が無断欠勤など欠勤が多い場合など就業規則がないと賃金控除や退職などの対策を取れません。
基本的には従業員が遅刻、欠勤した場合は、給与から控除が可能です。
しかし、就業規則を作成していない場合には、根拠が明確ではないので、このような対処が取れません。
最近よく聞くケースですが、従業員が精神疾患などで、休職せざる得ない場合でも、就業規則に休職の規定であったり、休職から復帰する際の条件等も規定がなければリ対応することができません。

懲戒免職を行うことができない

会社と従業員に何かしらのトラブルが発生した場合には懲戒免職や減給などの処分をすることができます。
しかし就業規則を作成していなければ、会社都合で解雇や減給が出来ません。
就業規則を作成していない場合に、懲戒解雇を行った場合、従業員から不当解雇として訴えられることもあります。

助成金を申請出来る

政府が推奨している助成金は、政府は出している要件を満たせば、助成金を受給できます。
しかし、助成金の申請要件に、就業規則の作成が含まれているケースが多いです。
有期雇用から正社員転換を助成するキャリアアップ助成金などが就業規則が必須になります。

就業規則作成のデメリット

就業規則を作成しないといけないデメリットに関してですが、単純に義務なので作成して労基署に届出をしないと労働基準法違反です。
就業規則の作成義務違反や、届出義務違反は、30万円以下の罰金が科されます。
またメリットの部分で挙げたところではありますが、就業規則は会社と従業員のルールになります。
ルールが正しく決められていなければ、従業員との不要なトラブルを招きます。
さらに前述の通り、就業規則がなければ懲戒処分を行うこともできません。

就業規則って自分で作るのと、社労士に頼むのどっちがいいの?

次に就業規則を作成する場合、自分で作成する場合と社労士などの専門家に頼む場合について考えてみましょう。

ご自身で作成する場合

ご自身で作成する場合は就業規則の勉強が必要になります。
当たり前ですが、就業規則は従業員と会社のルールになります。
就業規則は作成したら、従業員と会社の間で拘束力を持つことになります。
就業規則に沿って、会社と従業員が動くことになります。
ですから、会社にとってプラスのこともマイナスのことにも拘束されます。
仮に賞与を8月に支給すると就業規則に記載してしまったら、就業規則に縛られます。
また一から就業規則を作成することは難しいので、厚生労働省が出しているモデル就業規則を使用するかもしれません。
もちろんモデル就業規則は、形式などは正しいですがあくまでモデルなので本当にあなたの会社にあった就業規則ではありません。
ですからモデル就業規則を自社にあった就業規則にカスタマイズする必要があります。
一定の就業規則の知識が必要になります。
また、就業規則でご自身で作成するメリットとしては、専門家に頼むより安価という点です。
ご自身で勉強するのか専門家にお金を払って作成するのかを選ぶという形になります。

社労士などの専門家に頼む場合

専門家にお願いすることも選択肢としてはありだと思います。
前述の通り、ご自身で就業規則を作成する場合には勉強などが必要になります。
就業規則作成に要する工数などを考えると、専門家に頼んだ方が安上がりかもしれません。
特にインターネットで検索すれば、就業規則を作成出来る会社さんがたくさんいらっしゃいます。
特に社労士さんなどに依頼するのが無難だと思います。
業者選びのポイントですが、金額やその業者がどこまで作業してくれるのか。どこまでサポートしてくれるのかという観点が大事です。

就業規則って会社が勝手に変えることって出来るの?

就業規則は、法改正や社内の状況が変化した際には変わる可能性があります。
特に育休などの法律は定期的に変わってくるので注意が必要です。
就業規則の変更する際の原則は、下記のような形になっています。
①就業規則は合理的な理由がないと変更は出来ない。
②就業規則を従業員に対して不利益に変更することは原則として許さない。
  特に賃金などの労働条件を変更する場合には、合理的な内容が必要。
とされています。
特に賃金の引き下げは労働条件の不利益変更であり、就業規則の不利益変更となります。
不利益変更が認められる条件は下記です。
①従業員が受ける不利益の程度
②就業規則変更の必要性
③変更後の内容が相当であるのか
④労働組合等としっかりと交渉をしたのか
⑤その他の事情

いずれにしても大事なポイントとしては、従業員や労働組合に対して納得してもらうことが大事です。
なぜ就業規則を変更するのか?という点や会社の経営状況の悪化などを説明して理解してもらうようにしましょう。
従業員への不利益が大きい場合には、代替案を用意して提案するとよいでしょう。

参考リンク:一方的に賃金規定を変更!従業員に勝手に提案してもいいの?

就業規則でよくある質問

次に就業規則でよく頂く質問について考えていきましょう。

給与規定って別に作成してもいいの?

給与については、就業規則においては絶対的必要記載事項になります。
決めるべき項目が多いので、就業規則本則に記載しきれないのであれば、別規定にしても問題ありません。
通常の就業規則と同様に労基署に届出する必要はあります。

就業規則に地震や天災の際の処置を記載しておくといいの?

台風や地震などの災害が発生した場合、交通機関がストップして出勤できなかった従業員もいるかもしれません。
ノーワークノーペイの法則により、法的には支払う必要はありません。
台風や地震などの場合は、状況によって柔軟な対応を取るとよいでしょう。
日泊、在宅勤務、早朝出勤などを導入してもよいかもしれません。
もちろん就業規則にも地震や天災時の対応を整備しておくとよいでしょう。

参考リンク:災害で出勤出来なかった従業員に、賃金って支払う必要あるの?

育休該当者はいないのですが、規定は作成した方がよいのでしょうか?

産休・育児休業については、就業規則に記載が必要な項目になります。
就業規則においては、休暇の項目は絶対的必要記載事項になります。
産休・育休に関する部分は休暇の項目に該当します。
また就業規則に記載がなくても、法律で決まっているため会社が取得を拒否することはできません。

参考リンク:働く女性が出産しやすい環境の実現!産休・育休制度

まとめ

就業規則は、会社と従業員のルールです。
法的には就業規則は常時10名以上雇用している事業所に対して義務があります。
しかし10名以下の会社でも就業規則を作成することで従業員とのトラブルを回避することもできます。
また就業規則作成方法には、ご自身で作成するか社労士などに頼むなどがあります。
ただし金銭的なメリット以外は、専門家に頼まれた方が無難かもしれません。

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