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コラム

真の働き方改革!「なんとなく1時間のアポイント」や「なんとなく会う」は時間泥棒だ!

先日お客様から「最近とても忙しいので、就業規則を作成したいが、その過程の面談回数はできるだけ少なくしてほしい」というオーダーをいただきました。とても忙しいお客様だったのです。実は、このオーダー、120%アグリーです、とお答えしました。
日本人の会議の仕方と、欧米の会議の仕方をよく対比されます。
日本人は「なんとなく集まること」がよい、仕事をしていると考える傾向が多分にあるのです。日本人は「会って考える」文化。
欧米は「事前準備がすべて」の文化です。

日本では、なんとなく「会いに行く」、なんとなく「時間をください」と言うという悪しき習慣があります。
弊社は働き方改革を断行している事務所です。
「なんとなく」時間をいただくのは本当に申し訳ない、と感じています。
時間は資源です。特にベンチャー企業の経営者にとっては、時間こそが最大の資源なのではないでしょうか。
それを分かっているからこそ、弊社では「なんとなく」会う、というのは出来るだけ減らしていこうという方針です。

■「ただ会う」、その前に出来る事
ただ会ってそこでアジェンダを考えてはいないでしょうか?お客様や取引先と会議をする際に会議にはいくつか目的があります。

①初回に会うので、信頼できる人物なのか、判断したり、馬が合うのか確認するため
②文字(テキスト)のやりとりでは込み入っていて直接会って話す方が時間が短縮できるケース

主にはこの2点に分かれます。
お客様との最初の面談や、取引するかどうか判断する場合のケースは①に該当するかと思います。この場合は次の点を見ているでしょう。

①初回に会うので、信頼できる人物なのか、判断したり、馬が合うのか確認するための場合の確認のポイント
・相手が時間にルーズではないか
・相手の服装などからTPOをわきまえた人物なのか
・相手の雰囲気や話し方から相手の環境などを探る
・気があう人物なのかどうか

これらを「会う」ことで確認している訳です。
要は、「信頼できる人物なのか」という点に尽きるでしょう。

②文字(テキスト)のやりとりでは込み入っていて直接会って話す方が時間が短縮できるケース
こちらは、その後に2つのケースに分かれます。

1つ目:説明する側が文字やテキストにする能力が足りずに「面倒だ」と感じ、直接会って説明をしようとする場合
2つ目:扱う事柄が専門的、高度な知識のため、相手の理解度を探りながら話した方がよい場合

これらの2つに分かれます。
この1つ目の場合は要注意。
相手は「時間泥棒」だと言えます。
自分の言語化能力、テキスト化スキルを向上させることをせず、相手の時間を奪うことで満たそうとする「時間泥棒」です。

これは自分自身にも言えることですので、我が身も振り返りつつ自戒を込めて記載します。

■時間泥棒にならない、時間泥棒に逢わないために
時間は有限です。特に経営者の時間は特にその使い方が売り上げを左右するので、本当に貴重だと考えています。
その大切な時間を奪わないためのコツをお伝えします。

①テキスト化できることはないか?
②チェックシートで足りることはないか?
③事前にアジェンダを用意して相手に投げておく。その回答によって会うかどうか判断する
④移動時間もかかることを理解する。

時間は有限。このことを自分も常に意識していますし、お客様の時間は有限だと痛烈に感じます。
これは会議が多い会社内でも言えることではないでしょうか。会議も効率化、削減できるはずです。
今一度見直してはいかがでしょう?

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