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コラム

給与明細の記載事項は?そもそも給与明細って配布しなくちゃいけないの?

従業員を雇われている会社様なら必ず給与明細を発行しているかと思います。
今回は給料明細について考えていきましょう。
早速ですが明細には何を掲載すべきなのでしょうか?
そして給与明細は必ず配布しなくてはいけないのでしょうか?
詳しく調べてみることにしましょう。

給料明細への記載事項とは?

給料明細へ記載しなくてはいけない項目が3つほどあるとされています。

勤怠項目

出勤や欠勤した日数や有給日数や残業時間などを記載しておかなくてはいけません。

支給項目

基本給は当たり前ですが、残業手当や通勤手当や役職手当などさまざまな金額を記載しておきましょう。

控除項目

控除項目には、所得税などの各種税金や健康保険料や厚生年金等の金額を記載して下さい。

給料明細の金額が間違っていたらどうなるの?

本人に通知して、速やかに給料明細を修正して新しい給料明細を渡しましょう。
それでは金額の差額分はどのように扱えばいいのでしょうか?
厳密に言えば翌月調整はダメです。
賃金支払の5原則というものがあります。
1.通貨払いの原則 賃金は通貨(現金)で支払わなければならない。
2.直接払いの原則 賃金は直接本人に支払わなければならない。
3.全額払いの原則 賃金は全額を支払わなければならない。
4.毎月払いの原則 賃金は毎月1回以上支払わなければならない。
5.一定期日払いの原則 賃金は一定期日に支払わなければならない。

こちらの全額払いの原則に反してしまいます。
過去の労働省からの通達すると、直ちに法令違反になる訳でありませんが、金額の間違いは従業員の信用問題に関わっているため当月に解決した方が無難かもしれません。
金額が不足している場合は、不足分を現金で支給し領収証をもらうことがよいかもしれません。
不足分、可能な限りすぐに支払うようにしましょう。
金額を多く払ってしまっている場合は、翌月調整も可能ではあります。

給料明細の配布義務とは?

給与明細書は、「労働基準法」の上では発行の義務はありません。
しかし、所得税法としては発行が義務付けられているのでやはり発行しないことは違法とされています。

給与明細書を社員に渡していない会社さんがあればかならず配布するようにしましょう。
先ほどもお伝えした通り、基本給や各種手当の金額や社会保険料等の金額を計算して、その内容を給料明細に記載して交付することが必要になります。

配布方法に制限ってあるの?

給与明細の形態に規定はありません。
ですから給料明細を印刷して渡しても、データとして渡しても問題はありません。
ただし交付を受ける従業員が承諾すれば、電子データとしての交付が可能になります。
ですから従業員から交付請求があれば必ず書面が必要になります。
原則としては紙の給与明細から電子データとして移行するときには従業員の了承を得る手順が必要です。
「紙で欲しい」という人がいれば、会社側はプリントアウトして配布しなくてはいけません。
しかし、給与明細をいちいち印刷することはあまり望ましくない状況かもしれません。
給与明細のデータを作成して、印刷して手渡しする。
会社の状況で手順などは異なってきますが、給与明細の作成は毎月発生する業務になります。
出来れば毎月の業務を効率よくしていくことが大事だと思います。
安価で優秀な給与計算ソフト等も登場してきたので、そのようなツールを活用するのもよいかもしれません。
給与計算をIT化出来る上に、そのアプリ内で簡単に給与明細を確認するツールもあります。

会社って急明細を保管しておく必要あるの?

また会社には給与明細を保管する義務は存在しません。
しかしながら、従業員との給与トラブルなどが起こらないとも限らないので、データ等で保管しておくことがよいかもしれません。

なお、給与明細書の遅延行為に対する罰則はありませんが、明細書を発行しなかったり、これに虚偽の記載をして交付をしたりすると、1年以下の懲役又は20万円以下の罰金が処されます(所得税法242条7号)。

まとめ

企業側は必ず給与明細を作成して、従業員に対して配布しなくてはいけません。
法律上決まっており、明細書を発行しなかったり、虚偽の記載があったまま交付してしまうと、懲役や罰金が処されてしまいます。

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