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コラム

給与計算には必須!給与計算の端数処理のルール

給与計算をする際に、勤怠の時間を集計していると思います。
時間の集計には一定のルールがあることをご存知でしたでしょうか。
実は端数処理のやり方を間違えてしまうと労基法違反となってしまいます。

給与計算の際の勤怠の集計

給与計算をする際に、締め日に勤怠を締めて労働時間、残業時間、深夜時間、休日勤務の時間などを集計します。
その際に端数がでたらどうしていますか?
給与については、従業員が働いた分は必ず支払うというルールがあります。
ですので、むやみに働いた時間を端数処理をしてはいけません。
そもそもの話として、就業規則には給与の計算方法を記載しておかなくてはいけません。
就業規則に記載しなくても、【給与規定】【退職金規定】として別に定めても可能です。
給与の計算方法は、最低限のルールがありますが、社員が計算方法がわからないと本来不要なトラブルが起こる可能性がありますので注意が必要です。

給与全額払いの原則

給与は全額支払わなければならないというルールがあります。
(給与全額払いの原則)ですが次の場合は一部を控除して支払うことが出来ます。

控除することが出来る場合

法令に別段の定めがある場合

法令により所得税や社会保険料について控除をすることが通常です。
給与からこれらの法令に則ったものを控除することは問題ありません。

協定がある場合

協定というのは、会社の過半数で組織する労働組合があればその労働組合と、なければ過半数を代表する者との協定により書面で協定を結ぶものを指します。
労働組合費や工場売店の売掛金、預貯金の控除などがこれに該当します。

基本的にこれらを除く給料は全額従業員に支払うという原則があります。

端数処理のルール

全額払いのルールがあるため、給与計算をした際に端数が生じた際に従業員の不利にカットをしてしまうことは原則認められないことになります。
端数処理にも一定のルールがあります。

遅刻、早退、欠勤の際の控除のルール

例えば、5分の遅刻で30分の控除をするということは可能でしょうか。
この例ですと5分だけ遅刻し、25分は働いているということですので、30分をカットしてしまうと25分間をカットしてしまうことになります。
このように従業員が労働していなかった分を超える賃金カットは違法となります。

ただ、これを減給の制裁として一定の範囲内で行う分には認められることになります。
ただこれは制裁として行うことになります。

割増賃金の計算の際の端数処理

残業代の計算の際の端数処理については次の処理は認められています。

①一カ月における時間外労働、休日労働、深夜業のそれぞれの時間として1時間未満の端数がある場合に、30分未満を切り捨て、それ以上を1時間に切り上げること。

②1時間当たりの賃金額及び割増賃金額に円未満の端数が生じた際、50銭未満を切り捨て、それ以上を1円に切り上げること

③1か月における時間外労働、休日労働、深夜業のそれぞれの割増賃金の総額に1円未満の端数が生じた場合、50銭未満を切り捨て、それ以上を1円に切り上げること

注意は、1か月で集計して30分未満を切り捨て、それ以上を切り上げるということで、1日という単位ではない点です。
給与計算のソフトを今一度確認してみましょう。
ソフトの設定によってはこれに違反した設定になっていることがあり、その場合は意図せず違反している状態になっていることになります。
給与計算のソフトの設定がこれらに合致しているかどうか確認することをお勧めします。

もし支払い金額を間違えてしまった場合は?
給与計算を間違えてはいないが、支払い額を間違って支払った場合
未払い金額を算出します。
その後、従業員に未払い額を支払い、未払い額を受け取った領収書を従業員からもらうようにしましょう。
未払いは時間が経つとトラブルになりやすいので、気づいたらすぐに対応するようにしていきましょう。

給与計算を間違ったため、少ない金額を支払った場合
給与計算を正しくやり直し、支払額を出しなおしましょう。
このとき所得税などの税金部分が変わる可能性があるので注意が必要です。

その後は先ほどのケースと同様に従業員に対して未払い額を支払い、未払い額を受け取った領収書を従業員からもらうようにしましょう。

給与の未払いは会社の責任になりますので、迅速に対応しましょう。

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