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コラム

採用担当者・社長は知っておきたい!退職時証明とブラックリスト

採用担当や人事労務担当者であれば必ず知っておきたい事項の1つに退職時の証明があります。
今回はこの点をご紹介いたします。

退職時等の証明書の交付って何でしょうか?

退職した従業員が退職の際に証明書を求めてくることがあります。
具体的には働いていた期間、業務の種類、事業においての地位、退職の事由(解雇の場合は解雇事由)についてです。
その名の通り、会社を退職していることを証明する書類になります。
離職票の代わりとして使用する場合などに必要になります。
この要求がきた際には、会社はどのように対応しなければならないのでしょうか。

この点、退職者がこの証明書を要求した場合には、会社は遅滞なく交付しなければなりません。(労基22条)

会社は、退職証明書の要求を拒否することが出来ません。
拒否した場合は労働基準法違反になり、罰則が科されることがありますので、注意が必要です。
従業員としては、再就職の際に前職での職歴や待遇について前職である会社から証明を受けると有利になることがあります。
その場合に備えて、会社はこれらの事項について証明書を求められたら交付しなければならないのです。

退職時等の証明で記載すること

この書類は退職時等の証明と言いますが、退職の際にはすべて会社は交付しなければならないのでしょうか。
読者の方の中には「退職した際に証明書をもらっていない」と思われた方もいるでしょう。

この点、会社が証明書を発行しなければならないのは、退職の際に従業員から交付を請求された場合のみ、とされています。
そしてこの退職の際というのは、自己都合の退職の際に限らず、解雇や契約期間満了の場合も含まれます。

つまり、解雇された従業員から証明を求められても、会社は交付をしなければならないのです。

退職時の証明の際に記載することは次となります。
≪記載することは5つ≫
①使用期間
②業務の種類
③その事業における地位
④賃金
⑤退職の事由(退職の事由が解雇の場合には解雇の理由も含みます)

これらの5つを記載することとなっています。
そして従業員から求めがあれば、その要求に沿って記載することは何ら問題はありません。

逆に、従業員が求めないことを記載することは出来ません。
ですので、上記の5つの事柄であっても、従業員が「これは記載しないでください」という事項については、5つの項目であっても記載してはいけません。

ブラックリストはいいの?悪いの?

また、会社は事前に第三者と計画して従業員の雇用を妨げるような活動をしてはいけません。
具体的に言うと、会社間でブラックリストを交換することは出来ないことになっています。
これは思想、信条、社会的身分などについて会社間で情報共有をしたり、退職時の証明書に秘密の記号や暗号を記入してはいけないことになっています。(労基22条)

そしてこのブラックリストは、次の点についてのみの禁止となっています。

国籍、信条、社会的身分、労働組合に関する事項についてのみとなっています。
ですのでこれ以外について会社間で情報を共有しても法律違反ということにはなりません。

そして事前に申し合わせてブラックリストを作り回覧しておくことは出来ませんが、事前に申し合わせるのではなく、個別に照会して個別に答えることは差し支えないということになっています。

その他会社で準備しなくてはいけないこと

①雇用保険の離職票
従業員が退職をした後に、ハローワークから離職票の発行を受ける必要があります。
手続きの期限は、離職日の翌日から10日以内とされています。
離職票は基本的に発行する必要があります。(退職者から必要ないと連絡があれば不要)

②源泉徴収票の発行
会社は社員の退職から1月以内に、源泉徴収票を発行する必要があります。
源泉徴収票は確定申告などに使用するからです。
また、退職金の支給がある場合は、別途源泉徴収票の発行が必要です。

まとめ

退職の際に従業員から証明書を求められることもあり得ます。その際にびっくりすることなくスムーズに対応するためにも、この記事をよみその際にびっくりせずにきちんと対応できるように知識を身に着けておきましょう。

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