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コラム

採用時に注意しよう!身元保証人のすべて

従業員を雇用する場合、従業員に対して身元保証書の提出を求めることがあるかと思います。

今回は身元保証人についてご紹介します。

採用時に従業員から入手したい書類とは?

採用の際に、内定を出した後、従業員に次の書類を求めることが多いです。
①年金手帳
②雇用保険被保険者証
③扶養控除申告書
④住民票コピー

これらは、社会保険に加入する際に必要な情報を得るために入手したり、通勤手当を支給する関係で本人の居住地を確認するために本人からもらうものです。その一つに「身元保証書」があります。

身元保証人とは?

採用にあたって身元保証人を立てさせて、身元保証書を提出させることが会社の慣行で行われるケースが多いです。
今でも多くの企業が行っています。
身元保証契約とは、万が一その従業員が従業員の都合により会社に損害を与えてしまった場合に、身元保証人が従業員本人に代わって責任を負うことを約束する書類となります。

多くの会社では慣行として取得させていることが多く、従業員やその身元保証人も安易に結んでいるケースも多いです。
身元保証人と会社との契約になります。
ただし身元保証人に損害のすべてを賠償させることは基本的に難しいです。
過失の有無、様々な事情を考慮して裁判所が決定することとされています。
全額の賠償というケースはほとんどありません。
金銭保証ではなく、人物保証としての身元保証というニュアンスの方が強いです。
また休職や退職についての話し合いにおいて、身元保証人に役割を果たしてもらうことも想定されています。
特に若い従業員が精神障害を発症した場合等には、身元保証人がいれば、話し合いなどもスムーズに進み、お互いによい結果になるケースがあります。

就業規則への記載例

就業規則には下記のように記載するケースがあります。

(身元保証)

第○条 身元保証人は2名とし、原則として、2名のうち1名は親権者または親族人とする。

2.身元保証の期間は5年とし、会社が必要と認めた場合、その身元保証の期間の更新を求めることがある。

身元保証契約とは何か?

身元保証契約というのは制限があります。有効期間があり、一般には3年とされており、存続期間を定める場合には、5年間が限度となり、これより長い期間を定めても5年に短縮されてしまいます。

また、5年のこの契約をさらに更新することも出来ますが、その際は5年を超えることが出来ません。
では保証人の側からこの契約を解除することが出来るのでしょうか?

保証の限度とは?

万が一身元保証人の損害賠償責任及び金額について争いが起きた場合、裁判では次の事柄を判断されます。
①従業員の監督に関する会社の過失の有無
②身元保証人が身元保証をする従業員の任務又は身上の変化その他の事情

これらを裁判では考えられて決定されることとなります。

こんなことに注意!身元保証の契約の解除

身元保証人が万が一会社から「従業員に業務上不適任または不誠実な事柄があり、身元保証人の責任を惹起するおそれがあることを知った」際には、会社は身元保証人に通知をすることになっています。

そして身元保証人としては、これらの事実について会社から通知を受けた際には、また何かのきっかけでこれらのことを知った場合には、将来に向かって身元保証契約を解除することが出来ます。

身元保証人についてのまとめ

採用の際には身元保証人を立ててその氏名、連絡先等を求めることがあります。
これらの連絡先等は。万が一その従業員が欠勤が続き連絡が取れない等の事情が起きた際の連絡先としても活用することが出来ます。
また、身元保証人には有効期限があることを改めて認識し、会社内の資料を確認しておくことが必要です。

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