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コラム

就業規則って閲覧出来るようにしないといけないの?就業規則の周知とは

就業規則の周知義務?

就業規則は基本的に作成したら、周知義務が発生します。
そもそも就業規則は従業員10名以上の会社は作成が義務付けられて、就業規則を労働基準監督署に届出しなくてはいけません。
また会社は作成した就業規則を就業員に周知する必要もあります。
就業規則には、従業員に対して適用される共通のルールになります。
賃金や始業時間、終業時刻、退職など、労働者が働く上で非常に大事になってくるものです。
ですから就業規則を作成変更の場合には、特定の条件を満たさなくてはいけません。
そして今回お話をさせて頂くのは「周知」です。

就業規則の閲覧とは?


労働基準法第106条では以下のように記載されています。

「使用者は、就業規則を、常時各作業場の見やすい場所へ掲示し、または備え付けること、書面を交付することその他の厚生労働省令で定める方法によって、労働者に周知させなければならない」

「労働者に周知させなければならない」とは簡単に言うと、従業員がいつでも見れる状態にすることです。
ですから就業規則を従業員が入れない場所に保管するなど、社長のパソコンにしか入っていないなどは周知義務に反しています。
周知の方法はどこか従業員が見れる位置に掲示しておく、もしくはクラウド上や社内の共有フォルダに就業規則を保管しておくでもなんでも大丈夫です。
従業員が見たいときにいつでも見れるようにすることが必要になります。
アルバイトやパートの採用が多い会社では、契約書と一緒に渡して、周知することも選択肢の一つです。
入社時に配布することが出来れば、「そもそも就業規則を見たことがない」などのクレームを未然に防げるのでリスク回避にもなります。
大事なポイントは「従業員が見たい時にいつでも閲覧可能である」という状況にしておかなくてはいけません。
判例は従業員にしっかりと周知されていない就業規則の効力を否定しています。
ですから十分に従業員に対して、周知出来ていなかった就業規則の内容を元に懲戒処分を行うことは出来ないとされています。
そもそも就業規則を厳重に保管して、閲覧できないようにしていたなどのケースで就業規則の周知義務を怠った場合はどうなるのでしょうか?
労働基準法に基づいて30万円以下の罰金の刑事罰の定めがありますので、注意して下さい。

もちろんこれは、現在勤めている従業員との関係で成立することなので、既に退職している者に周知する必要はありません。

就業規則の周知方法とは?


就業規則は必ず周知をしなくてはなりません。
また従業員が就業規則の閲覧を求めた場合、会社側は閲覧を許可しなくてはいけません。
これを拒否してしまうと、労働基準法違反になってしまいます。
労働基準監督署では、その会社の従業員であることの確認、身分証明書の提出等があれば、就業規則を閲覧できるケースもあります。
それでは就業規則の周知について考えていきましょう。
①事業所での掲示
②書面の交付
③データでの共有

①事業所での掲示

事業所に掲示しているケースです。
社員が集まる場所や更衣室などに就業規則を置いておくとよいでしょう。
誰でも見れる位置に置いておくということがポイントになります。

②書面での交付

次は書面で社員に渡すケースです。
よくあるのは、雇用する際に就業規則も印刷して渡す方法です。
もし就業規則を途中で作成した場合には、既存の社員にも周知しなくてはいけないので、全員分の就業規則を印刷して周知しておくことが大事になります。

③データでの共有

データで共有する方法です。
たとえば就業規則を社内共有のパソコンに保存しておく、もしくは共有システム上にあげておく必要があります。
自由にパソコン上で社員が見れる状態にしておくことが大事になってきます。

まとめ

就業規則は基本的に従業員が10人以上の会社は作成しておかなくてはいけません。
また、作成したら必ず従業員に通知しておくようにしなくてはなりません。
周知義務を怠ると、刑事罰等にもなってしまうので、気をつけましょう。

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